Compras y Almacen

 

Compra

Se define de la siguiente manera: adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y al precio adecuado y del proveedor más apropiado. Dentro del concepto de empresa moderna las compras se deben manejar por un departamento especializado que debe formara parte de la propia organización de la compañía.

Administración de compras

Se define como la tarea del departamento que está enfocada al costo del inventario y la transportación, la disponibilidad del abasto y la calidad de los proveedores. Por lo tanto, contiene también, planeación, organización, dirección y control.

 Administración de Materiales

Es un conjunto de técnicas que nos permite controlar el flujo de materiales en la organización desde que se reciben los insumos hasta la entrega de los productos terminados a los clientes.

Sistema de Compras

Es el principal responsable de que los materiales que se obtienen sean de la más alta calidad y que cumplan con las especificaciones que la empresa solicita. La calidad en las compras incluye el tiempo de entrega, el cual debe ser en el momento acordado ya que si no se cumplen las especificaciones de entrega ocasiona un retraso en la producción, lo cual es perdida para la empresa.

Flujo de Materiales

Representa los elementos dentro de la fábrica que se van a mover, ya sea: Materiales, Hombre, Equipos y Documentos, produciendo en definitiva un bien o un servicio. Un flujo efectivo significa que los materiales se mueven progresivamente a través del proceso, siempre avanzando hasta su completación y sin desvíos excesivos o retiros.

Tipos de requisición:

Requisiciones futuras: cubre la necesidad de compra de artículos en un plazo no inmediato, la cual corresponde normalmente a un plan de trabajo establecido, plan de producción o plan de mantenimiento. Las requisiciones de este tipo se activan automáticamente de acuerdo a la fecha programada.

Requisiciones de compras: permite la emisión de requisiciones para una compra inmediata, las cuales pueden ser generadas directamente por los usuarios o sugeridos por el sistema, de acuerdo al método de reposición establecido para cada una de las categorías de artículos definidas (críticos, críticos de sección, cargos directos, entre otras)

Requisición interna: son formatos de control que permiten el traslado de mercancía del almacén a cualquier departamento. Legalizando las salidas del almacén.

Requisición local: Es el documento, que emite un departamento u personal solicitante y que debidamente justificado y autorizado sirve para la adquisición de un bien o servicio de origen local, en dónde debe aparecer a detalle él ò los artículos ò servicios a comprar (preferentemente por familia, desde un alfiler hasta maquinaria, etc.) y que en una empresa o administración gubernamental organizada debe estar en un presupuesto previamente aprobado. o no, Dependiendo de lo último, todos y sin excepción los departamentos ò áreas deben de ajustarse a éste documento/trámite.

Procedimiento y ejecución de requisición local:

Ya en poder del área de compras y dependiendo del o los servicios o artículos a comprar se turnará al comprador correspondiente, (por lo regular debe tener la experiencia en el área), procederá a contactar con los proveedores, solicitará precios preferentemente por escrito, llenará los espacios en el reglón del servicio o artículo solicitado con los precios, nombre de proveedor contacto y fecha.

Por lo regular en las organizaciones debe existir una política o manual de adquisiciones en dónde deben de aparecer los artículos o servicios según su importancia en tres categorías; A de alto valor. B de medio Valor y C de bajo valor y de aquí se desprende el criterio de cotizar y NEGOCIAR.

Estarás de acuerdo que los de valor alto valen la pena, no? y no te vas a "matar" por los de bajo valor, sin embargo para todos los casos es importante tener estadísticas de los comprado, que te servirá para ubicarte en que tanto le ahorras a la organización, También es obligado conocer los mercados local y extranjero, aun cuando no sea compra de importación.

Una vez negociada y autorizada la compra (según políticas de la organización) se precede al seguimiento cercano de su entrega, de debe cerciorase de la misma según lo pactado.

Por lo regular deben existir departamentos, como almacén de recepción, aseguramiento de calidad, entre otros, que deben de reportar al área de compras y al solicitante de este evento, por lo regular ahora todo esto se hace sistematizado y todos los departamentos involucrados están enterados al momento.

Requisición de importación: Lo mismo que el anterior, sólo que se trata de la adquisición de servicios o artículos en el extranjero.

Procedimiento y ejecución de requisición de importación

Para las importaciones la requisición, debe ser turnada al área de importaciones, que de igual manera procederá a recibirla, aquí en ésta área de compras debe existir el personal con experiencia para la adquisición de los artículos o servicios en el extranjero quién contactará con el proveedor, solicitar precios y de ser posible negociar, cerrar la operación con todos los detalles de envió, pueden ser varios y dependiendo de la situación (urgencia, características de los bienes, etc), formas de pago, permisos de importación (si así lo requiere) fracciones arancelarias, seguros, métodos de envío, puertos de entrada, instrucciones de envío, descripción en la documentación, agente aduanal, etc.

Dadas las características de las importaciones por lo general son únicas y se debe llevar un seguimiento cercano desde su empaque, su envío, llegada a la aduana. Trámites aduanales, pago de impuestos, despacho aduanal, hasta su arribo

Del mismo modo el área de compras debe de llevar un historial de cada importación para agilizar las nuevas importaciones.

Procedimiento para la elaboración de requisición de compras:

Las requisiciones de compra están generalmente impresas según las especificaciones de cada compañía, la mayor parte de los formatos incluye:

- Numero de requisición

- Nombre del departamento o persona que solicita

- Cantidad de artículos solicitados

- Identificación del número de catálogo

- Descripción del artículo

- Precio unitario

- Precio total

- Costo de embarque, de manejo, de seguro y costos relacionados

- Costo total de requisición

- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida

- Firma autorizada.

Actualmente éste documento en muchas organizaciones se realiza electrónicamente simplificando la tramitología, evidentemente toda la información debe estar dentro del sistema para ser óptimo, pero los datos arriba señalados casi son los mismos

Funciones del Encargado de compras

·    Encargarse de la adquisición, manejo, almacenamiento, stock y seguridad de los insumos.

·    Controlar que las áreas de almacenamiento estén bien ubicadas, limpias y ordenadas.

·    Buscar, seleccionar y mantener proveedores competentes.

·    Realizar el control de garantías.

·    Proponer e implementar procedimientos para la realización de compras.

·    Realizar localización de nuevos producto, materiales y fuentes de suministros.

·    Estudiar la situación en el mercado, precios, flujo y calidad de los productos a adquirir.

·    Velar por que se paguen los precios justos por la materia prima sin que ello desmejore la calidad de los mismos.

·    Realizar indicadores de gestión que reflejen la situación del área de compras.

·    Velar por la adecuada realización de inventarios y control de los mismos.

·    Mantener actualizado el registro de proveedores y las condiciones de venta de cada uno.

·    Generar y controlar el presupuesto designado a su área.

·    Mantener los inventarios en los niveles óptimos de acuerdo a las operaciones de la empresa.

·    Supervisar continuamente al personal a su cargo velando por que cumplan con las normas, procedimientos y reglamentos establecidos por el área.

·    Mantener a gerencia comunicada acerca de las variaciones en los precios de los insumos y productos.

·    Cumplir y hacer cumplir las normas políticas y procedimientos establecidos en los manuales de la empresa.

·    Realizar otras actividades asignadas por su jefe y que permitan cumplir con los objetivos del puesto.

 

Definición de Almacén

Es un espacio, recinto, edificio, o instalación donde se suele guardar la mercancía, pero al mismo tiempo puede hacer otras funciones, como por ejemplo el acondicionamiento de productos determinados, hacer recambios (tanto para el mantenimiento como para la existencia técnica).

Funciones del Almacén

·    Recibir mercancías. Se responsabiliza de las mercancías que recibe de transportistas externos o provenientes de una fábrica cercana.

·    Identificar mercancías. Se registran y se anotan las cantidades recibidas de cada artículo. A veces es necesario marcar los artículos mediante una clave, el código de barras etc.

·    Clasificar mercancías. Como su nombre lo indica, se clasifican las mercancías en las áreas apropiadas.

·    Enviar las mercancías al almacén. Tiene identificado el lugar donde se encuentra las mercancías.

·    Conservar mercancías. Protege las mercancías hasta que se necesite.

·    Retirar, seleccionar o escoger mercancías. Los artículos deben seleccionarse en forma eficaz del lugar donde se encuentran adecuadamente almacenados para el siguiente paso.

·    Ordenar el embarque. Los artículos que integran el embarque se agrupan y revisan para comprobar que estén completos o

·    Determinar la causa de los faltantes.

·    Despachar el embarque. El pedido se empaca de forma apropiada, se lleva el vehículo de transporte correspondiente y se preparan los documentos necesarios.