Costo y Presupuesto

Costo

El costo o coste es el gasto económico que representa la fabricación de un producto o la prestación

Costo Unitario

Costo de producir una unidad de producto o de servicio, basado generalmente en promedios y tomando en consideración los costos de todos los factores productivos que intervienen en la producción.

Costos de una unidad seleccionada de una mercancía o un servicio.

Ejemplos: costos por tonelada, por hora-máquina, por hora de mano de obra, o por hora-departamento.

Presupuesto

Se llama presupuesto al cálculo y negociación anticipada de los ingresos y egresos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual. Es un plan de acción dirigido a cumplir un final previsto, expresado en valores y términos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por término de un año.

Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir en déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit (los ingresos superan a los gastos).

En el ámbito del comercio, presupuesto es también un documento o informe que detalla el coste que tendrá un servicio en caso de realizarse. El que realiza el presupuesto se debe atener a él, y no puede cambiarlo si el cliente acepta el servicio.

Elementos del Costo

La fabricación de artículos o productos acabados, requiere de la intervención de ciertos factores, elementos importantes que expresan el costo de producción de los mismos.  Una industria de transformación incurre en costos como ser: consumo de materias primas y/o materiales directos, uso de la mano y la inteligencia del hombre (físico-mental), y una serie de costos adicionales que son imprescindibles para la conclusión de una obra, entre otros se menciona: uso de maquinaria, equipos, herramientas, espacios físicos, etc., con los que es posible llevar a cabo el proceso de transformación.

En consecuencia el costo de producción de modo general está formado por tres elementos, que son:

- Materia prima y/o material directo: para ser considerado materiales directos debe ser de fácil identificación en cada unidad de producto.

- Sueldos y salarios y/o obra de mano: se refiere a los salarios de los trabajadores por la transformación de los materiales en productos acabados.

- Gastos indirectos de producción: considerados como el tercer elemento del costo, son los que no se identifican fácilmente en un producto.

Administración de Costo

Son las Actividades de administración de corto y largo plazo para la planeación y el control de los costos. Genera información para los usuarios internos como gerentes, trabajadores, accionistas. Identifica, colecta, mide, clasifica y reporta información que es útil para los gerentes para determinar el costo de los productos, clientes y proveedores, y otros aspectos relevantes, así como ayuda a la planeación, control, mejoras continuas y toma de decisiones.

La administración de costos no solo está enfocada al costo de un producto sino también a los factores que generan costos, al tiempo de ciclo, a la calidad y a la productividad del proceso.

Diferencia del costo y presupuesto

Un presupuesto es una guía para gastar que asegure que todos los gastos se paguen a tiempo, dado que no hay cambios significativos. Incluso si se producen cambios, el presupuesto viene al rescate porque el ahorro para emergencias debe ser parte de todos los presupuestos. Piensa en un presupuesto como una imagen en movimiento que tiene lugar en el tiempo. Los costos son una instantánea en el presente y pueden bajar o subir en el futuro.

Objetivos del Presupuesto

Los objetivos del presupuesto son:

- Consideración del futuro, para que los planes trazados permitan la obtención de la utilidad máxima, de acuerdo con las condiciones que se presenten.

- Asegurar la liquidez financiera de la empresa.

- La coordinación de todas las actividades, para obtener ese fin.

- Establecer un control para conocer si los planes son llevados a cabo y determinar la dirección que se lleva en relación con los objetivos establecidos.

- De Previsión, de planeación, organización, Coordinación o integración, Dirección y control, es decir comprenden o están  en todas las etapas del proceso administrativo, y no como todos los autores sobre la materia, que sólo los enmarcan en la planeación y en el control, pocos agregan la Dirección. Por lo que, como a continuación se cita un concepto general cada etapa del proceso Administrativo,  para enseguida indicar el u objetivos del presupuesto en esa etapa:

 a) De Previsión

Consiste en la determinación de lo que se desea lograr por medio de un organismo social, la investigación y valoración  de cuales serán las condiciones futuras en  que dicho organismo habrá de encontrarse, hasta determinar los diversos cursos de acción posible

Disponer de lo conveniente para atender a tiempo las necesidades presumibles.

Objetivo del Presupuesto: Tener anticipadamente todo lo necesario para la elaboración y ejecución del  Presupuesto

 b) De Planeación

Consiste en la determinación del curso concreto de acción que se habrá de seguir fijando los principios que lo habrán de presidir y orientar. Camino a seguir con unificación y sistematización de actividades por medio de las cuales se establecen objetivos de la Empresa necesarios para alcanzarlos.

Objetivo del Presupuesto: Planificación unificada y sistematizada de las posibles acciones, en concordancia con objetivos

 c) De organización.

Se refiere a la estructuración técnica, de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles, y actividades de los elementos materiales y humanos  de una entidad, con el fin de lograr su máxima  eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

La elaboración de los presupuestos particulares para cada departamento, permiten apreciar si cada uno de ellos realiza las funciones establecidas, de esta manera lograr el completo engranaje de sus funciones totales, por la interdependencia departamental que debe existir.

Objetivo del presupuesto: Adecuada, precisa y funcional estructura de la Entidad, utilizando en este caso El Presupuesto como  elemento para modificar la estructura de la entidad en caso necesario.

 d) De coordinación  o integración.

Consiste en dotar a la institución  de todos los procedimientos y medios necesarios de Desarrollo y mantenimiento armonioso de las actividades da la entidad, con el fin de evitar situaciones de desequilibrio entre las diferentes secciones que integran su organización.

Objetivos del Presupuesto: Compaginación estrecha y coordinada de todas y cada una de las secciones para que cumplan con los objetivos de la entidad. La influencia coordinadora de los presupuestos constituye una ayuda valiosa para lograr este equilibrio.

 e) De dirección.

Consiste en la función ejecutiva para guiar, conducir vigilar inspeccionar  y coordinar las acciones de cada miembro subordinado de la empresa, de acuerdo a lo planeado. Es una guía  para la toma de decisiones programadas por los niveles ejecutivos.  

Objetivos del Presupuesto: Ayuda enorme en las políticas a seguir, tomas de decisiones y visión de conjunto así como auxilio correcto y con buenas bases para conducir y guiar a los subordinados. Es una valiosa herramienta puesto que por una parte permite delegar las decisiones programadas. 

 f) De Control.

Es la acción por medio de la cual se aprecia si los planes y objetivos se están cumpliendo.

Consiste  en el establecimiento de sistemas  que permitan medir los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, por medio de acciones controladoras que permitan establecer las desviaciones o variaciones ocurridas.

Objetivo del Presupuesto: Comparación a tiempo entre lo  presupuestado y los resultados obtenidos, dando lugar a diferencias analizables y estudiables,  para hacer las correcciones, mejoras y formulaciones de nuevos planes  para alcanzar un eficiente manejo empresarial.

Ventajas de Presupuesto

·         Planear los resultados de la empresa en dinero y volúmenes.

·         Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.

·         Coordina y relaciona las actividades de la empresa.

·         Logra resultados de las operaciones periódicas.

Requisitos Mínimos para instalar un sistema de Control Presupuestario

En una organización donde nunca se ha llevado presupuesto, instalar un sistema de control de gestión que va a permitir monitorear tanto a las metas como a los gerentes encargados de ejecutarlas, requiere el cumplimiento de ciertas premisas básicas sin las cuales, posiblemente, el sistema estaría condenado al fracaso. Revisemos a continuación, estas condiciones mínimas:

1. Debe ser patrocinado por el más alto nivel de la organización: el presupuesto no se desarrolla de abajo hacia arriba, sino de arriba hacia abajo.  Si la gerencia no lo apoya, el sistema no se desarrolla, decae en el tiempo.
2. Debe considerarse una herramienta administrativa y no contable. 
3. Requiere la departamentalización de la organización.  Si en una organización no hay división del trabajo, tampoco puede haber asignación de responsabilidades individuales y por ende el monitoreo a distancia de las metas no sería una realidad.
4. Debe estructurarse presupuestariamente por centros de responsabilidad y mostrar los costos controlables en cada uno de ellos.
5. Debe contar con la participación activa de los jefes responsables en el proceso de fijación de cifras.
6. Los involucrados en el proceso deben tener formación presupuestaria, es decir que previo a la instalación del sistema de presupuesto en una organización, se debe proveer de un programa de educación continuo.
7. La definición del período y los sub-períodos presupuestarios para cada área, debe estar relacionado con las necesidades administrativas de la organización en particular.
8. Las partidas a utilizar en el presupuesto, deben estar de acuerdo con la clasificación contable que sirve de base para los registros reales.  Es decir, que previo a la instalación se debe revisar el código de cuentas contables a fin de determinar si esas partidas existentes son las apropiadas para llevar el control presupuestario, caso contrario se ajustarán. Ejemplo: Si al calcular mano de obra directa, se incluyen vacaciones, S.S.O., y jubilación, etc. entonces en la contabilidad estos registros deben aparecer incluidos también.
9. La definición de las metas debe guardar un criterio razonable de ser obtenibles, ni tan altas que no puedan lograrse, ni tan bajas que propicien complacencias.
10. Al instalarse el sistema de control, es decir el diseño de los informes de desempeño y sus parámetros, debe prestarse especial atención a que éste descubra las excepciones significativas, es decir aquellos resultados significativamente diferentes a los esperados.
11. El sistema presupuestal debe ser simple de operar, sin  refinamientos innecesarios, que incrementen el costo y creen recelo en el personal operario y responsable.
12. Debe estar claramente definida la diferencia entre la función de línea y la función de staff. La función de línea realiza los planes y toma las decisiones, la función de staff solo asiste técnicamente a la función de línea.  La unidad de presupuesto siempre debe ser de staff.
13. Al instalar el sistema, debe elaborarse un procedimiento formal de revisión de estimaciones, ya que una revisión superficial enviará un mensaje negativo al resto de la organización, en el sentido de no estar interesada en el proceso presupuestal.
14. La aprobación final debe ser explícita, a través de documento y avalada por la más alta autoridad de la organización. Cualquier otra situación causa confusión y distanciamiento del proceso.

Actividades que intervienen en el sistema presupuestario

Primera Etapa. Pre-iniciación:

En esta etapa se evalúan los resultados en vigencias anteriores, se analizan las tendencias de los principales empleados para calificar la gestión gerencial (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado, márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en el mercado, etc.), se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por la dirección y se estudia el comportamiento del planeamiento, estratégico y táctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones.

Segunda Etapa. Elaboración del Presupuesto:

Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensión monetaria en términos presupuestales, precediéndose según las pautas siguientes:

En el campo de las ventas, su valor se subordinará a las perspectivas de los volúmenes a comercializar previstos y de los precios. Para garantizar el alcance de los objetivos mercantiles se tomarán decisiones inherentes de los medios de distribución, los canales promocionales y la política crediticia.

En el frente productivo se programaron las cantidades a fabricar o ensamblar, según los estimativos de venta y las políticas sobre inventarios.

Con base en los programas de producción y en las políticas que regulan los niveles de inventarios de materias primas, insumos o componentes, se calculan las compras en términos cuantitativos y monetarios.

Con base en los requerimientos del personal planteados por cada jefatura, según los criterios de la remuneración y las disposiciones gubernamentales que gravitan sobre ella, la jefatura de relaciones industriales o de recursos humanos deben preparar el presupuesto de la nómina en todos los órdenes administrativos y operativos.

Los proyectos de inversión especiales demandarán un tratamiento especial relacionado con la cuantificación de recursos.

Es competencia de los encargados de la función presupuestal recopilar la información de la operación normal y los programas que ameritan inversiones adicionales.

Tercera Etapa. Ejecución:

En el proceso administrativo la ejecución se relaciona con la "puesta en marcha de los planes" y con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados, con el comité de presupuestos como el principal impulsar, debido a que si sus miembros no escatiman esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos físicos, financieros y humanos colocados a su disposición, es factible el cumplimiento cabal de las metas propuestas.

Cuarta Etapa. Control.

Si el presupuesto es una especie de termómetro para medir la ejecución de todas y cada una de las actividades empresariales, puede afirmarse que su concurso sería parcial al no incorporar esta etapa en la cual es viable determinar hasta qué punto puede marchar la empresa con el presupuesto como patrón de medida.

Quinta Etapa. Evaluación:

Al culminar el período de presupuestación se prepara un informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá no sólo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las etapas iniciales y reconocer los éxitos, al juzgarse que esta clase de acciones son importantes como plataforma para vencer la resistencia al planeamiento materializado en presupuestos.