El Libro Diario
Es un documento numerado, que le permite registrar en forma cronológica todas las transacciones realizadas por la empresa. El libro diario es el registro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones.
El primer registro de una operación se hace en el diario.
Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la cooperativa, en el orden que se vaya realizando durante el período (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). Éste libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.
A esta operación se le llama asentar en el diario. El diario es un libro de registro original o de primera anotación.
El asiento de cada transacción indica qué cuentas deben cargarse y cuáles deben acreditarse posteriormente en el mayor.
En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables (que vimos en el capítulo anterior). Este registro se realiza mediante los asientos contables, los cuales se ordenan por fecha de creación. Por ejemplo, supongamos que el cliente Juan nos paga 5.000 Bs. que nos debía, las cuales cobramos por caja. El asiento sería el siguiente:
Al conjunto de asientos que quedan registrados durante un período de tiempo se le llama Libro Diario. El libro diario simplemente nos informa del movimiento en sí, o sea, qué cuentas han intervenido, la fecha, las cantidades y el concepto.
En orden cronológico, mediante asientos, se registrarán en el Diario todas las operaciones que se realicen. La representación de éstos se efectuará mediante anotaciones como la que sigue:
Las cuentas cargadas serán las representativas de aquellos elementos que constituyan los empleos de la operación -desde el punto de vista de la empresa que efectúa la contabilidad- y las cuentas abonadas las que expresen los conceptos correspondientes a los recursos.
En cualquier asiento, la suma de los importes de las cuentas cargadas deberá coincidir con la suma de los valores de las cuentas abonadas.
El diario constituye la fuente de información para hacer los pases al mayor, proceso que consiste en anotar en cada cuenta del mayor los asientos de débitos y créditos.
Importancia y finalidad
Es un libro que debe ser llevado obligatoriamente por todo comerciante, según lo señala el Código de Comercio en el Art. 32, además de ser sellado y presentado en el Registro Mercantil antes de ser utilizado (Art. 33 C.C.); deberá ser un libro empastado, foliado y deberá quedar completamente sellado en todas sus páginas.
El Libro Diario es conocido como libro de Entrada Original, porque en él se registran por primera vez las operaciones de la empresa. En el quedarán registradas todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en orden cronológico; se registrará indicando el nombre de las cuentas que han de cargarse y abonarse, así como los importes de los débitos y créditos.
El libro Diario puede ser:
El Diario de Dos Columnas. (Este libro es el más utilizado) al momento de llevarlo al Registro Mercantil para registrarlo y sellarlo, en su primera página irá la Nota del Tribunal.
El Libro Mayor
Libro Mayor es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y patrimonio de la cooperativa.
Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que moviliza la cooperativa de sus activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.
Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular.
Los cargos y créditos a las distintas cuentas, según se muestra en los asientos de diario, se registran en las cuentas mediante el proceso llamado pasar al mayor.
Cuenta es una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta en el debe y en el haber, así como el saldo de la misma. El libro mayor precisamente lo que hace es eso; anotar las cantidades que intervienen en los asientos en su correspondiente cuenta del libro mayor, representada por una T.
En estas dos cuentas (libro mayor) del asiento anterior, se tiene un saldo deudor en caja (positivo) y un saldo acreedor en la cuenta de clientes.
Dado que cualquier empresa efectúa múltiples operaciones, la valoración de sus elementos será objeto de continuas variaciones.
El Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Diario hasta cierta fecha, en éstas se habrán ido anotando las alteraciones producidas. A través de estos registros será posible conocer el valor por el que figuran las distintas cuentas a esa data, siendo éste el cometido del Mayor.
Al valor que presenta una cuenta en una fecha dada se le conoce con el nombre de saldo. Éste viene dado por la diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber de la correspondiente cuenta. El saldo puede ser:
– Deudor, si la suma del Debe es mayor que la del Haber.
– Acreedor, si la suma del Debe es inferior a la suma del Haber.
– Nulo, si el valor de ambas sumas coincide.
En cualquier fecha, en el libro Mayor se cumplirá que la suma de los saldos deudores coincidirá con la suma de los saldos acreedores y, además, el valor total de las sumas del Debe será igual al importe total de las sumas del Haber.
Tipos de Libros Mayor
Se reconoce que hay dos tipos:
Libro Mayor principal.- Para las cuentas de control general
Libro Mayor Auxiliar.- Para las sub. Cuentas y auxiliares.
Importancia y Finalidad.
Cuando se habla de la cuenta, en el medio contable permite clasificar el Activo, el Pasivo y el Capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad; permitiendo controlar los aumentos y disminuciones que experimentan las diferentes partidas reales y nominales.
El Libro Mayor constituye un libro obligatorio que debe llevar toda empresa (Art. 32 del C.C.), este libro agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos que son utilizadas en una organización para llevar la contabilidad.
Balance de Comprobación
Es un documento por medio del cual se comprueba que los asientos del Libro Diario han sido pasados correctamente al Libro Mayor.
Se puede decir que el Balance de Comprobación es una lista de todas las cuentas que se han abierto en el Mayor Principal, e indican en un momento determinado el total de cargos y abonos que se han registrado. Su presentación es mensual, o con la frecuencia que se estima conveniente.
Partes del Balance de Comprobación
Encabezamiento: Comprender el nombre de la empresa, la denominacion del documento y la fecha.
Contenido: Es la relación o lista de cuentas del Mayor Principal con sus respectivos importes o saldos. Contiene cuentas del Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos.
Métodos de Formación del Balance de Comprobación
Balance de Comprobación por Sumas
Se forma con el total de las sumas de las columnas del DEBE y el total de las sumas de las columnas del HABER de cada una de las cuentas que aparecen en el Libro Mayor. Al registrarse los totales en las columnas respectivas del Balance de Comprobación (DEBE y HABER) se totalizarán y, tanto la columna del DEBE como la columna del HABER deberán ser iguales. Este Método presenta el movimiento de cada cuenta en el periodo analizado.
Balance de Comprobación por Saldos
Una vez determinado el saldo de cada una de las cuentas del Libro Mayor estos se registraran en el Balance de Comprobación en las columnas respectivas; es decir, en el DEBE si es un saldo Deudor o en el HABER si es un saldo Acreedor. Representa el estado a la fecha de la presentación, de dicha cuenta.
Esto es sólo una prueba de exactitud del equilibrio de la ecuación patrimonial. Las sumas iguales en un Balance de Comprobación no son una garantía de que las cifras sean exactan, ni de que las cuentas manejadas sean las correctas; ellas sólo indican que hay igualdad de cargos y abonos e igualdad en los saldos deudores y acreedores. Es la demostración de haber respectado la Teoría del Cargo y Abono.
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